Birçok belge istedim, sadece birini gönderdiler; her eksik belge için ayrı ret gerekçesi isteyebilir miyim?

Evet; hangi taleplerinizin karşılandığını, hangilerinin reddedildiğini ve hangileri hakkında henüz işlem yapılmadığını anlaşılır biçimde açıklamalarını isteyebilirsiniz. Bir başvuruda çok sayıda kayıt istemiş olmanız, bunlardan birinin gönderilmesiyle diğerlerinin de verilmiş veya kendiliğinden reddedilmiş sayılmasını gerektirmez. Ancak her belge için mutlaka ayrı bir kâğıtta ret yazısı düzenleneceği sonucu da çıkarılmamalıdır; esas olan cevabın hangi talebi hangi gerekçeyle sonuçlandırdığının anlaşılmasıdır.

İlk başvurunuzdaki belge listesini, gönderilen dosyaları ve ekler listesini karşılaştırın. Eksik kalan karar, plan, tutanak veya ekleri adlarıyla belirtin; idareden bunların başka bir ek altında mı verildiğini, mevcut olmadığının mı söylendiğini, başka kurumda mı bulunduğunu yoksa bir kanuni istisna nedeniyle mi verilmediğini açıklamasını isteyin. Bu durumlar aynı değildir ve yalnız “diğerleri gönderilmedi” cümlesi hangi yolun izleneceğini göstermeyebilir.

Bir belgenin sadece korunması gereken kısmı çıkarılmışsa, ayırma gerekçesi ve açıklanabilir kısmın erişimi ayrıca değerlendirilir. Açıkça reddedilen talepler için gerekçe ve başvuru yollarını isteyin; başka kurumda bulunan kayıt için kanundaki gönderme kuralını, inceleme süresi uzatılan kayıt için yazılı uzatma gerekçesini kontrol edin. Kısmi cevabın tamamını tek bir ret gibi okumakla, içindeki açık ret kararını yok saymak aynı derecede hatalı olabilir.

Eksik belgeleri tamamlama isteğinizi önceki başvuruyla ilişkilendirerek kayda alın, fakat bunun açık bir ret kararına karşı başvuru süresini kendiliğinden yeniden başlattığını varsaymayın. Her belge için ayrı dava veya ayrı başvuru yapılması gerektiğini de dosyayı incelemeden kabul etmeyin. Önce verilen, reddedilen ve cevapsız kalan kalemleri ayırarak cevap ve teslim tarihlerini koruyun.