Kamulaştırma nedeniyle işletmeyi kapatıyoruz; çalışan ve müşterilerin belgelerini imha etmekle yasal saklama arasında nasıl karar verilir?

İşletmenin kapanması, bütün çalışan ve müşteri belgelerinin hemen imha edilmesi gerektiği anlamına gelmez. Buna karşılık “ileride lazım olabilir” düşüncesi de bütün verileri süresiz saklamak için yeterli değildir. Her belge grubunda saklamayı gerektiren hukuki nedenin devam edip etmediğini ayrı değerlendirin.

Kanuni saklama yükümlülüğü veya bir hakkın kurulması, kullanılması ya da korunması için gerekli kayıtlar bakımından işleme şartı devam edebilir. Bu durum, belgedeki her bilginin her amaçla kullanılabileceği anlamına gelmez; saklama yine gerekli kapsam ve süreyle sınırlı olmalıdır. Çalışanların sağlık kayıtları gibi özel nitelikli veriler için ayrıca ilgili işleme şartları ve yeterli güvenlik önlemleri aranır. İşletmenin kapandığı günü bütün belge türleri için ortak imha tarihi seçmeyin.

Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların tamamı ortadan kalktığında silme, yok etme veya anonim hâle getirme yükümlülüğü doğar. Bunlar aynı işlem değildir: Silmede ilgili kullanıcıların erişimi ve yeniden kullanımı engellenir; yok etmede hiç kimsenin veriye yeniden ulaşamaması gerekir. Anonimleştirmede ise başka bilgilerle eşleştirilse bile kişiyle bağlantı kurulamamalıdır. Sadece dosya adını değiştirmek veya arşivi başka depoya koymak bu sonuçları sağlamaz.

Belge türünü, saklama nedenini, süresini, erişebilecek kişileri ve uygulanacak imha yöntemini gösteren bir çalışma yapın. Saklama ve imha politikası hazırlayanlarda işlem, yükümlülüğün doğmasını izleyen ilk periyodik imhada yapılır; bu dönem altı ayı geçemez. Böyle bir politika hazırlama yükümlülüğü bulunmayanlarda genel süre, imha yükümlülüğünün doğmasından itibaren üç aydır. Kurulun süreyi kısaltabildiği ve ilgili kişinin başvurusunda ayrı otuz günlük cevap düzeni bulunduğu unutulmamalıdır. Yapılan imha işlemlerinin kayıtları da diğer hukuki yükümlülükler saklı kalmak üzere en az üç yıl tutulur.