Kamulaştırma tahliyesi sırasında defter ve faturalarımı depoya kaldırıyorum; resmi saklama yükümlülüğüm kapanışla biter mi?

Hayır. İşyerinin kamulaştırılması nedeniyle kapanması veya defterlerin depoya kaldırılması, saklama ve gerektiğinde ibraz yükümlülüğünü kendiliğinden bitirmez. Belgelerin hangi döneme ait olduğunu, hangi mevzuata göre tutulduğunu ve sorumlunun kim olduğunu belirleyerek taşınma planına arşivi de ekleyin.

Vergi Usul Kanununda defter ve ilgili belgeler için genel saklama süresi, ait oldukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıldır. Tacirler için Türk Ticaret Kanununda sayılan ticari defter, yazışma ve dayanak belgeler bakımından ise on yıllık saklama düzeni vardır. Bu süreler aynı yükümlülük değildir; yalnız vergi yönünden beş yıl geçti diye diğer kuralların kapsadığı belgeleri de imha etmeyin.

Türk Ticaret Kanunu, gerçek kişi tacirin ticareti bırakması hâlinde de defter ve kâğıtları saklama yükümlülüğünün devam ettiğini açıkça düzenler. Ölüm veya tüzel kişinin sona ermesi gibi durumlarda sorumlu ve saklama düzeni ayrıca belirlenir. Elektronik kayıtlar için de yalnız dosyanın bir yerde bulunması yeterli değildir; gerektiğinde erişilebilmesi, okunabilmesi ve ilgili kurala uygun biçimde ibraz edilebilmesi gerekir.

Kutuları yıl ve belge türüne göre listeleyin; yeni depo adresini, teslim alanı ve erişim düzenini kaydedin. Elektronik kayıtların uygun yedeklerini ve erişim bilgilerini güvenli biçimde koruyun. Tarama yapmak her belgenin aslını yok etme izni değildir. Belge kaybı veya yok olması varsa bunu sıradan taşınma gibi geçiştirmeyin; kaybın niteliğine göre özel başvuru ve ispat yolları ayrıca, gecikmeden değerlendirilmelidir.